تلعب التكنولوجيا الحديثة دورًا مهمًا في تطوير العديد من الانظمة الحديثة للمحاسبة والمالية وقد أحدثت ثورة في طرق جمع البيانات المالية ومعالجتها وتحليلها، مما أدى بالتبعية إلى تحسين الكفاءة المالية وجعل الانظمة المحاسبية أكثر دقة وأمانًا، وأعطت مزيدًا من الحرية للمحاسبين للتركيز على المهام الأكثر تعقيدًا مثل التحليل المالي والتخطيط الاستراتيجي وإعداد تقارير مالية أكثر دقة وتفصيلًا.. 

ما مدى أهمية الانظمة المحاسبية ؟

تقترن مهنة المحاسبة بوجود المال، فأينما وُجد رأس المال فأنت بحاجة إلى تطبيقات المحاسبة التي تتضمن إعداد وتحليل التقارير المالية والضريبية والزكوية وغيرها، لذلك يحتاج المحاسبون إلى أنظمة متعددة لإدارة الحسابات المختلفة، وهنا تتجلى أهمية الانظمة المحاسبية التي تتمثل في: 

  • توفير الوقت، توفر الانظمة الحديثة للمحاسبة والمالية العديد من الأدوات التي تعمل على أتمتة العمليات المحاسبية الروتينية. 
  • المعالجة التلقائية، تستطيع انظمة المحاسبة إجراء العديد من المعالجات التلقائية للبيانات في ثوانٍ معدودة، أو إنشاء سجلًا شاملًا للمعاملات المالية للشركة. 
  • الدقة، تقلل الأنظمة المحاسبية فرص الخطأ البشري في إدخال أو معالجة البيانات نتيجة اتصالها المباشر بالحسابات المصرفية وأنظمة تسجيل المعاملات اليومية. 
  • المرونة، توفر لك الأنظمة المتطورة العديد من الخدمات مثل كشوف المرتبات المُعدلة طبقًا للضرائب والتأمينات، والتقارير الضريبية والزكوية وغيرها من الخدمات التي تتماشى مع الصناعات المختلفة. 
  • تقييم أداء الأعمال، تمنحك السجلات المالية الدقيقة معلومات صحيحة حول النفقات والأرباح والديون، وكذلك المقارنة بين الوضع الحالي والتقارير السابقة، وتقييم أداء الشركة.

السجلات المالية المنظمة للشركة هي انعكاس لكفاءتها المالية، لذلك فإن اختيار الانظمة المحاسبية يساهم بشكل فعال في تحسين الكفاءة المالية والإدارية أيضًا للشركات، وفيما يلي نستعرض سريعًا أهم الانظمة الحديثة للمحاسبة والمالية. 

أمثلة على الانظمة الحديثة للمحاسبة والمالية: 

هناك العديد من التقنيات المحاسبية التي كان لها تأثيرًا كبيرًا على المشهد المحاسبي في السنوات الأخيرة، والتي غيرت بالفعل مسار عمل مهنة المحاسبة، وعادة ما تجمع الشركات بين أكثر من تقنية ونظام محاسبي لتكامل المهام المطلوبة، وإليك أشهر هذه الأنظمة المحاسبية وأكثرها استخدامًا.. 

  • Cloud-Based Solutions 

عادة ما يتم تثبيت الانظمة المحاسبية التقليدية على الأجهزة الفردية، أما الأنظمة السحابية مثل Xero, Zoho Books, Sage, 50 Cloud فإنها تعمل من خلال متصفحات الويب التي تتيح لك الوصول إلى البيانات والدفاتر المحاسبية من أي جهاز ومن أي مكان مما يمنح المحاسبين مزيدًا من الحرية، كما أنها تتيح لك الربط بين المعاملات المختلفة بسهولة، أضف إلى ذلك أنها توفر العديد من الأدوات المحاسبية المناسبة لجميع الصناعات مقابل رسوم اشتراك بدلًا من شراء برامج باهظة الثمن. 

  • Accounting Software

لا تزال برامج المحاسبة شائعة وأساسية في جميع المنظمات التجارية، وهناك العديد من الانظمة المحاسبية التي تم تطويرها على مر السنين مثل FreshBooks ,NetSuite ERP ,A2X وغيرها، والجدير بالذكر أن هذه البرامج تمنح الشركات العديد من التطبيقات التي تؤدي مهامًا مختلفة مثل إعداد الميزانيات، وتحليل البيانات المالية والتنبؤ المالي، وكذلك تسجيل المعاملات المالية، قد لا تختلف تلك التطبيقات كثيرًا عما تقدمه الأنظمة السحابية ولكن يرجع الاختيار بينهما لمتطلبات العمل. 

  •  RPA) Robotic process automation)

تعتبر هذه التقنيات مثل Docyt, Gridlex Sky, Puzzle من أشهر الانظمة الحديثة للمحاسبة والمالية، وعلى الرغم من كونها ليست انظمة محاسبية متكاملة إلا أنها من أفضل برامج أداء المهام الروتينية حيث يمكنها إدخال البيانات ومعالجة الفواتير ومسحها ضوئيًا ومراجعة السجلات المالية واكتشاف الفروق وغيرها من المهام التي تستغرق وقتًا طوبلًا من العنصر البشري، لذلك فإن استخدام تقنية أتمتة العمليات ركن أساسي في الوقت الحالي لتبسيط مهام المحاسبة. 

  •  Machine Learning technology

بُنيت هذه التقنيات على خوارزميات مُصممة لجمع ومعالجة البيانات، ورغم أنها في المراحل الأولى من تطويرها إلا أنها أثبتت فعاليتها في جمع ومعالجة وإدارة البيانات الضخمة التي يصعب تحليلها يدويًا، بالإضافة إلى استخدامها لمراجعة السجلات المالية بشكل أكثر كفاءة، ولا تزال هذه الانظمة المحاسبية التكميلية في تطور مستمر لتحسين أدائها فيما يخص عمليات جمع ومعالجة البيانات الضخمة، وقد صُممت أيضًا بعض النماذج للكشف عن البيانات المالية الاحتيالية.

  • Data Analytics Software

تساعد برامج تحليل البيانات والتقنيات الإحصائية في تحليل مجموعات البيانات المختلفة، مما يساعد المهنيين والماليين في جمع رؤى متعددة حول البيانات وتوظيفها في اتخاذ قرارات أكثر دقة وصياغة التقارير والاستراتيجيات الجديدة، علاوة على العديد من التطبيقات العملية الأخرى مثل تقييم بيانات العملاء وتقديم المشورة المالية، ومراقبة الأداء وتقييم مؤشرات الأداء الرئيسية للشركات، وكذلك الكشف عن العوامل الأساسية في مشاكل العمل، وغيرها من التطبيقات الأكثر تقنية واحترافية.

  • Data visualization platforms

تؤدي منصات عرض البيانات أيضًا دورًا في تنسيق البيانات والتقارير المحاسبية، حيث تتيح لك تقييم المعلومات بسرعة وتحديد الاتجاهات والقيم المتطرفة وغيرها من التحليلات الإحصائية، كما أنها تساعد المحاسبين على نقل النتائج للعملاء والمديرين بسهولة، لذلك تستخدم هذه المنصات مثل Excel و Tableau على نطاق واسع وتعتبر انظمة محاسبية تكميلية لا غني عنها في التنسيق المرئي للبيانات. 

  • Artificial Intelligence accounting programs

تدعم تقنيات الذكاء الاصطناعي المتطورة العديد من الانظمة المحاسبية التي تُمكِن المحاسبين من جمع وتحليل كميات هائلة من البيانات في دقائق معدودة، كما يمكن الاعتماد عليها في أتمتة المهام الروتينية مثل إدخال البيانات وتقديم الإقرارات ومراجعة السجلات ورصد الأخطاء وغيرها من المهام التي تستهلك وقتًا طوبلًا ولا تخلو من الخطأ البشري بنسبة مائة بالمائة.. 

أعادت هذه التطورات التكنولوجية الجديدة تشكيل صناعة المحاسبة، ونجحت في أخذ الصناعة إلى مستويات أعلى من الدقة والاحترافية، ولكن كيف يكون اختيار النظام المحاسبي المناسب، وما هي العناصر الأساسية لتقييم الانظمة المحاسبية؟ 

كيف تختار شريكك الأمثل من الأنظمة المحاسبية؟ 

لكل شركة احتياجات محددة، ومع وجود العديد من البرامج والمميزات فإنه من الصعوبة بمكانٍ اختيار النظام المحاسبي الأمثل لشركتك، ولكن هناك بعض العناصر الأساسية الواجب أخذها بعين الاعتبار للمفاضلة بين الانظمة الحديثة للمحاسبة والمالية واختيار المناسب منها دون التشتت بين المزايا المتعددة.. 

  • حدد المميزات المطلوبة في النظام المحاسبي: 

توفر الانظمة المحاسبية مئات المزايا، ولكن عليك أولًا تحديد المهام التي ترغب في الحصول عليها من النظام المحاسبي مثل تتبع الفواتير وجمع البيانات المالية وغيرها، لذلك فإن أول خطوة لاختيار انظمة محاسبية فعالة هي تحديد التطبيقات العملية التي تبحث عنها، ومن ثم البحث عن النظام وليس العكس. 

  • اختر نظامًا محاسبيًا يناسب ميزانيتك: 

تختلف تكلفة الانظمة المحاسبية بناء على المميزات والتطبيقات العملية التي يوفرها النظام، ولكن هذا لا يعني البحث عن البرامج باهظة الثمن للحصول على مئات المميزات التي لن تستخدمها جميعًا!

قم أولًا بتحديد قائمة المتطلبات كما ذكرنا سابقًا، ثم ابحث عن الأنظمة التي توفر هذه المميزات، وقارن بينها بناء على سعر الشراء أو رسوم الاشتراك، وراجع جيدًا سياسات الاستخدام، وجرب النسخة المجانية أو اطلع على العرض التوضيحي للنظام. 

  • تعرف على المستوى التقني للنظام: 

تتفاوت البرامج المحاسبية في المستوى المهاري؛ فبعضها بسيط ومُوجه لغير المحاسبين أو المحاسبين المبتدئين والبعض تقني ويتطلب خبرة محاسبية، لذلك حدد أولوياتك؛ هل ترغب في برنامج احترافي وتثق في قدرات فريقك أم ترغب في برنامج بسيط يمكنك متابعته بنفسك وإدارة أموالك؟ 

  • اختبر مرونة النظام ومستوى الدعم الفني: 

اختر برنامجًا مرنًا يستند إلى الذاكرة السحابية ويوفر لك أعلى مستويات الأمان للحفاظ على سرية معلوماتك، وتأكد أيضًا من توافر خدمات الدعم الفني، وهل ستكون خدمة الدعم الفني مجانية أم ذات رسوم إضافية، وما هي وسيلة التواصل مع فريق الدعم الفني، وحدود الدعم الذي يوفره لك الفريق، فمِثل هذه التفاصيل تصنع فارقًا في تقييم الانظمة المحاسبية والمفاضلة بينها. 

الانظمة المحاسبية والكفاءة المالية 

أن تكون بيانات عملك منظمة وسهلة الوصول فهذا يعني أنك في الطريق الصحيح لتحسين الكفاءة المالية، ولكن كلما قل الوقت والجهد المطلوب لجمع ومعالجة وتحليل البيانات كلما كانت هناك فرصة أفضل للعنصر البشري للإبداع في التنبؤات المستقبلية وإصدار تقارير استراتيجية احترافية، لذلك فإن النظام المحاسبي من أهم عوامل تحقيق الكفاءة المالية للشركات. 

هل تحتاج إلى توظيف نظام محاسبي احترافي يلبي متطلبات شركتك ولا يعيق سير أعمالك؟ سيساعدك خبراؤنا في شركة خالد هوساوي وشركاه في اختيار الانظمة المحاسبية المثالية طبقًا لمتطلبات عملك، وستحصل أيضًا على أهم التوصيات لتفعيل النظام وتحقيق أعلى معدلات الكفاءة المالية، تواصل معنا الآن لترشيح النظام المناسب أو البحث عن أفضل الحلول المحاسبية لأعمالك..