فوائد الامتثال المالي في الشركات التجارية 

في ظل بيئة مُدرِكة للمخاطر يمكن للشركات اتخاذ قرارات أفضل وأكثر حكمة، وهذا هو الهدف الأساسي من الامتثال المالي الذي أصبح أحد أهم جوانب إدارة الأعمال التي تضمن التزام الشركة بالقوانين واللوائح المنظمة للصناعة، فما هو الامتثال المالي وما هي أهم معاييره والأطر المُنظِمة له وكيف يعود بالنفع على الشركات التجارية في مختلف القطاعات؟

مفهوم الامتثال المالي للشركات التجارية 

يعني الامتثال المالي باختصار الالتزام بالقوانين واللوائح والمعايير التي تحكم المعاملات المالية للصناعة، لضمان عمل الشركة ضمن الحدود القانونية المسموح بها حفاظًا على نزاهة وشفافية المعاملات وسلامة الأسواق المالية وحمايتها من جرائم الغش والاحتيال وغسل الأموال وغيرها من الجرائم المالية المختلفة.  

يشمل الامتثال مجموعة واسعة من القواعد والقوانين واللوائح، وينطبق على المتطلبات القانونية التي تضعها الهيئة المُشرفة على نشاط الشركة، والتي يلزم تضمينها في سياسات الشركة الداخلية لحماية أصحاب المصالح ومساعدة الشركات في تخفيف المخاطر، لذا يمكننا القول بأن الامتثال عبارة عن طريقة مهيكلة للتوفيق بين أهداف النشاط واللوائح والقوانين المعمول بها. 

كما يرتبط الامتثال ببعض المصطلحات الأخرى التي تعزز من فعاليته أو بالأحرى لا يمكننا الفصل بينهم لضمان نجاح الإدارة مثل الحوكمة وإدارة المخاطر، فالحوكمة هي السياسات والقواعد التي تضعها المؤسسة لتحقيق أهداف محددة وبناء عليها تحدد مسؤوليات مجلس الإدارة وكيفية إدارة الموارد، أما إدارة المخاطر فهي عملية استراتيجية تقوم على رصد وتحديد المخاطر وتقييمها ووضع حلول عملية لها لتقليل الهدر. 

إذن يساعدك الامتثال المالي والحوكمة الرشيدة وإدارة المخاطر في الوصول إلى أعلى درجات الكفاءة والشفافية، وتحقيق الأهداف التنظيمية بطريقة موضوعية وموثوقة. 

ما مدى أهمية الامتثال المالي في الشركات التجارية؟ 

إن تطبيق معايير الامتثال المالي لا يعفي الشركة من المساءلة القانونية وحسب، إنما يحقق لها العديد من المكاسب الإدارية والاستراتيجية، ويساعد على وضع سياسات الشركة من منظور علمي وعملي وتوحيد سياساتها وقراراتها، ومن أهم فوائد الامتثال المالي في الشركات التجارية: 

• اتّخاذ القرارات المعتمدة على البيانات؛ دائمًا ما تكون البيانات المالية بمثابة البوصلة التي تتحكم في القرارات الإدارية، وتطبيق معايير الامتثال يضمن لك مراقبة الموارد والأصول والحصول على بيانات أكثر دقة وتوجيه دفة العمل باحترافية. 
• تطوير الثقافة التنظيمية للشركة، اتباع أسلوب موحد وثقافة مشتركة لمراقبة الأداء يعزز القيم والضوابط الداخلية، مما يؤدي بالتبعية لتطوير الثقافة التنظيمية الداخلية وتهيئة بيئة صحية لتنمية النشاط في ضوء قرارات مدروسة وموجهة. 
• الخصوصية وحماية البيانات، تفصح جميع الشركات عن بعض بياناتها المالية، ولكن الجزء الأكبر من البيانات يبقى سريًا خاصة بيانات العملاء والسجلات المالية، لذلك تعتبر استراتيجية تكنولوجيا المعلومات من أهم ضوابط الامتثال المالي لضمان خصوصية البيانات. 
• تقليل تكلفة إدارة المخاطر، التعرف على الوضع المالي الصحيح ومراقبة وتحليل أداء الشركة باستمرار يوفر نظرة مُسبقة عن المخاطر المحتملة أو المتوقعة مما يساعد الإدارة في التدخل السريع في تقييم وحل المشكلة وتقليل معدلات الهدر لأقصى درجة ممكنة. 
• حماية سمعة الشركة؛ غالبًا ما تواجه الشركات على اختلاف أحجامها تحديات قد تعرّض سمعتها للخطر، ولكن وجود معايير وبيانات مالية مدققة يحمي سمعة الشركة ويوضح حجم وأبعاد التحدي. 
• تنظيم العلاقات التجارية المعقدة -أي متعددة الأطراف- لا شك أن التعامل في ضوء البيانات الموثوقة يساعدك في اتخاذ قرارات دقيقة بشأن الدخول في شراكات أو تعاقدات تجارية جديدة أو اتخاذ أي قرارات استثمارية. 

هناك العديد من التحديات التي تدفع الشركات لتطبيق معايير الامتثال المالي والحوكمة الرشيدة لضمان توجيه الأعمال نحو أهدافها وعدم الخروج عن المسار الصحيح.. 

معايير الامتثال المالي والأطر التنظيمية 

أولًا يتطلب الامتثال تعاونًا مشتركًا بين الإدارات المختلفة، على سبيل المثال، يقوم المدراء التنفيذيين بتقييم المخاطر قبل اتخاذ القرارات الإستراتيجية، ويختص الفريق القانوني بمساعدة الشركة على الامتثال القانوني، ويدعم مدراء المالية الامتثال للمتطلبات التنظيمية، بينما ينظم قسم تكنولوجيا المعلومات بيانات الشركة ويحميها من التهديدات السيبرانية، وهكذا تكتمل المنظومة الإدارية لتحقيق معايير الامتثال. 

ثانيًا اختيار الإطار التنظيمي الأساسي للامتثال المالي، الذي يوضح اللوائح والسياسات الرئيسية والمبادئ التوجيهية التي يجب على الشركة اتباعها لتحقيق أعلى معايير الجودة والكفاءة وتحقيق الاستقرار في النظام المالي والإداري وضمان استمرارية الأعمال، وهناك العديد من الأطر التنظيمية التي تتناسب مع الأنشطة التجارية المختلفة مثل (SOX)، (GDPR)، (GRC) وغيرها. 

السياسات الرئيسية للامتثال المالي: 

تعتبر السياسات الرئيسية للامتثال المالي هي خارطة الطريق لتطبيق مبادئ الامتثال والحفاظ عليه، حيث تحدد القواعد العامة والإرشادات والتوجهات التي يجب اتباعها لتوحيد ممارسات العمل في المؤسسة، ومن أهم سياسات الامتثال المالي الرئيسية: 

1. قواعد السلوك: قواعد السلوك هي المبادئ التوجيهية التي يركن إليها المسؤولون لاتخاذ القرار لمواجهة المخاطر المحتملة، والتعامل مع سلوكيات الموظفين وتحقيق أعلى معايير الامتثال في مختلف قطاعات العمل داخل المؤسسة. 
2. سياسة الإبلاغ عن المخالفات: تركز هذه النقطة على توضيح سياسات الإبلاغ عن المخالفات والانتهاكات المحتملة للقوانين واللوائح العامة أو السياسات الداخلية للشركة، وكذلك توفير آليات آمنة للإبلاغ المجهول لحصر وقمع المخالفات. 
3. سياسة حفظ البيانات: لابد من رسم وتحديد سياسات حفظ السجلات المالية طبقًا للمتطلبات القانونية والتنظيمية والمحاسبية المعمول بها، لمنع محاولات الاحتيال أو التلاعب بالبيانات، ومن ناحية أخرى لتسهيل مهام التدقيق والتحليل المالي. 
4. سياسة تعارض المصالح، تعالج هذه النقطة المواقف التي تتعارض فيها مصالح الموظفين الشخصية مع المصلحة العامة للمؤسسة أو مسؤولية الموظف ومهامه الرئيسية في المؤسسة، وتوضح الإجراءات الواجب اتخاذها لحل النزاع. 

جنبًا إلى جنب مع هذه السياسات الأساسية هناك بعض المعايير الأخرى الخاصة بحماية البيانات المالية مثل سياسات الخصوصية وضوابط التدقيق وتدابير مكافحة الغش.. 

خصوصية البيانات و معايير الامتثال المالي: 

تتعامل الشركات مع كميات هائلة من البيانات بشكل يومي، سواء كانت بيانات التعاملات الداخلية والخارجية الخاصة بالأنشطة التجارية أو بيانات العملاء، وفي جميع الأحوال يلزم تعريف وتسجيل هذه البيانات وحمايتها من مخاطر الاختراق الإلكتروني، حفاظًا على أسرار الشركة وثقة العملاء في الوقت ذاته، ومن أهم المعايير الواجب مراعاتها للحفاظ على خصوصية البيانات: 

1. تحديد سياسات خصوصية البيانات، يجب أن تتضمن سياسات حماية بيانات الشركة أساليب جمع وتعريف وتسجيل البيانات، وكيفية تخزينها، كما يجب أيضًا تحديد صلاحيات العاملين على جمع وتسجيل بيانات المعاملات اليومية وأذونات الوصول للبيانات المعالجة. 
2. سياسات تشفير البيانات، يضمن تشفير البيانات طبقة حماية إضافية للبيانات المعالجة ومستوى أعلى من الأمان والخصوصية، لذلك يلزم وضع سياسة فعالة لتشفير جميع البيانات بعد تسجيلها ومعالجتها لحمايتها من الوصول غير المصرح به، وضمان الأمن والسرية التامة. 
3. تحديد ضوابط الوصول للبيانات، يجب أيضًا ربط صلاحيات الوصول للبيانات بالمهام الوظيفية للعاملين عليها، وأن يقتصر الوصول للبيانات المشفرة على الموظفين المختصين بالعمل عليها فقط، وفي هذه الحالة يتم توضيح التزامات ومسؤوليات الموظف ودوره في الحفاظ على سرية البيانات ومسؤوليته القانونية تجاه الكشف غير المصرح به عن أي معلومات تخص هذه البيانات. 
4. خطط مواجهة المخاطر، على الرغم من تدابير الامتثال المالي وخصوصية البيانات السابق ذكرها قد تواجه الشركة خطر الاختراق الإلكتروني أو انتهاك خصوصية البيانات بأي شكل من الأشكال، لذا يلزم أن يكون لدى الشركة احتياطات أمنية وإجراءات سريعة يتم اتخاذها لمواجهة خطر انتهاك البيانات. 

لم تعد الحماية الفعالة للبيانات رفاهية أو أمرًا اختيارًا، فقد أصبح لزامًا على جميع الشركات أيًا كان حجم تعاملاتها الامتثال للوائح العامة ومعايير الامتثال المالي وخصوصية البيانات. 

الضوابط الداخلية لتدقيق البيانات:  

إن الهدف الأساسي من تعزيز مفهوم الامتثال المالي هو ضمان دقة وموثوقية بيانات الشركة والمعلومات المالية، وسهولة كشف الاحتيال إن وُجد، لذلك تلعب الضوابط الداخلية لتسجيل وتدقيق البيانات دورًا أساسيًا في تحقيق أهداف الامتثال وغاياته الأساسية، ومن أهم الجوانب الرئيسية لضوابط التدقيق الداخلي للبيانات: 

1. تحديد المسؤوليات، لا يجب أن يتمتع فرد واحد بالسيطرة الكاملة على البيانات المالية أو معاملات الشركة، فمن الأفضل توزيع المسؤوليات بين عدة أفراد وإخطار كل منهم بواجباته ومسؤولياته، حيث يساعد ذلك في تقليل الأخطاء وتعزيز دقة البيانات. 
2. التدقيق الداخلي، تواجد مدقق داخلي واحد على الأقل بالمؤسسة التجارية يسمح بتقييم دقة البيانات ومدى امتثال العاملين عليها للضوابط واللوائح الداخلية والمعايير المالية والمحاسبية أيضًا، لذلك لابد من توافر عنصر التدقيق الداخلي بشكل مستقل عن فريق تسجيل المعاملات. 
3. اختبارات الامتثال المالي، الالتزام بالمعايير وحده ليس كافيًا في جميع الأحوال، بل يلزم إجراء اختبارات دورية للتحقق من تنفيذ كافة ضوابط ومعايير الامتثال المالي والقانوني والتنظيمي أيضًا، ويتم ذلك من خلال اختبار عينة عشوائية من بيانات الشركة. 
4. التقييم الدوري للمخاطر، إن المخاطر مرهونة بتشغيل النشاط التجاري لذا لا يجب إيقاف إجراءات الكشف عن المخاطر وتقييمها حتى وإن كانت نتائج اختبارات الامتثال جيدة، فقد يتطلب العمل بعض الضوابط الإضافية بناء على التغييرات التي تطرأ على سوق العمل أو العمليات التجارية. 

بناء ضوابط داخلية فعالة لتدقيق ومراجعة البيانات والمعاملات المالية يعزز دقة وموثوقية الأداء المالي للشركة، ويضاعف مستويات الثقة في التقارير المالية الصادرة عنها. 

تحديات الامتثال المالي في الشركات التجارية 

يبقى الامتثال المالي مشهداً ديناميكيًا دائم التطور؛ لتأثره بطبيعة السوق والتقدم التكنولوجي الذي تشهده الأنشطة التجارية المختلفة، لذلك تواجه المؤسسات العديد من التحديات للامتثال لكافة المعايير ومواكبة المستجدات والتغييرات الناشئة، وفيما يلي أهم التحديات التي تواجه الكيانات التجارية.. 

• إدارة التغيير: قد يكون من السهل تحليل الموقف واتخاذ الإجراءات اللازمة لمواجهة مشكلة ما، ولكن دائمًا ما تواجه الشركات صعوبة في تهيئة بيئة العمل لاستيعاب هذا التغيير وتطبيقه على أرض الواقع. 
• إدارة البيانات: تعتبر إدارة البيانات من أصعب التحديات التي تواجه العديد من الكيانات التجارية خاصة في حالة الفصل بين وظائف الإدارات، وعادة ما يرجع ذلك لتكرار البيانات، لذلك يلزم اعتماد برنامج موحد لجمع وإدارة بيانات الكيان التجاري كوحدة واحدة. 
• عدم وضوح إطار العمل كاملًا: تنفيذ إطار عمل جديد يتطلب خطة فعالة لضمان تكامل التغييرات والتنفيذ الفعال في جميع الإدارات المسؤولة، فإن لم يكن لديك الخبرة الكافية لتصميم وتطوير برامج الامتثال المالي فمن الأفضل الاستعانة بخبراء الإدارة المالية لمساعدتك في ذلك. 
• الثقافة العامة والتواصل: قد لا يكون طاقم العمل على دراية كافية بمتطلبات التطوير أو مدى أهميته للكيان التجاري، مما يتسبب في تكاسل بعض الموظفين عن الالتزام بالمعايير المطلوبة أو مواجهة صعوبة في ذلك، لذا فإن تنمية الثقافة العامة لطاقم العمل وتدريب وتأهيل الموظفين عنصر أساسي لمواجهة تحديات الامتثال. 

وأمام هذه التحديات التي ذكرنا أمثلة مبسطة عليها هناك العديد من الحلول التي يرشحها لكم خبراء الاستشارات المالية في شركة خالد هوساوي وشركاه من بينها.. 

تدريب وتعليم الامتثال للموظفين

يلعب العنصر البشري الدور الأكبر في نجاح منظومة العمل أيًا ما كان النشاط التجاري، لذلك يتمثل العبء الأكبر في تحقيق الامتثال في تدريب وتأهيل الموظفين للتعامل مع معايير وبرامج الامتثال المالي وإدراك المتطلبات التنظيمية، وفي هذا الصدد هناك بعض الحلول الفعالة في تدريب وتأهيل الموظفين مثل: 

1. برامج التدريب المُخصصة: لإدخال إجراء تنظيمي جديد يلزم أولًا دراسة متطلبات تنفيذ هذا الإجراء مع الأخذ بعين الاعتبار المسؤوليات المختلفة داخل الكيان التجاري وتحديد الموظفين المسؤولين عن التنفيذ ومهارات ومسؤوليات كل منهم، ومن ثم تطوير برنامج تدريبي مخصص لتأهيل هذه المجموعة. 
2. الرصد والتقييم: تصميم وتطبيق البرامج التدريبية المخصصة يتبعه مراقبة الأداء، والاستماع إلى تعليقات الموظفين والمسؤولين حول فعالية الإجراءات والنظم الجديدة، ومن ثم تقييم سلوك الموظفين ومقارنة النتائج السابقة بالنتائج الحالية بعد تطبيق المعايير الجديدة، حيث تساعد هذه الخطوة في التحقق من فعالية البرنامج أو إجراء بعض التعديلات عليه لتعزيز النتائج.  
3. التدريب المستمر وبرامج التوعية: كما ذكرنا سابقًا الامتثال المالي مشهد دائم التطور في عالم الأعمال، لذلك لا ينبغي أن نكتفي بإعلان برنامج تدريبي لفئة معينة من الموظفين أو إدخال إجراء معين وحسب، بل يلزم اعتماد برامج توعية وتثقيف دورية لجميع العاملين والمسؤولين عن إدارة المنشأة للتدريب وزيادة الوعي بكل معايير الامتثال ومتطلباته وفوائده. 

إننا نأخذ دائمًا بعين الاعتبار أن الاستثمار في برامج تدريب وتأهيل الموظفين لا يقل أهمية عن الاستثمار في الموارد التجارية؛ إكساب الموظفين الخبرة الكافية يُمكِنهم من اتخاذ قرارات مستنيرة وتسيير العمل بأفضل الطرق. 

إدارة مخاطر الامتثال المالي 

إن إدارة المخاطر جزء لا يتجزأ من معايير الامتثال المالي فهي عملية منظمة تهدف إلى تحديد وتقييم المخاطر المرتبطة بالتغييرات التنظيمية ومراقبة الأنشطة ومدى تأثير ضوابط الامتثال على الأداء العام، مما يساعد الشركة في استكشاف المخاطر بشكل استباقي وتقييمها واختيار الحلول المناسبة لها، وعادة ما تتبع المؤسسات هذا النموذج المبسط لإدارة المخاطر: 

1. تحديد المخاطر: تبدأ هذه الخطوة بتحليل وفهم العمليات داخل المنظمة أو الكيان التجاري والبيئة التنظيمية وتحليل اتجاهات الصناعة، ومن ثم مراجعة المتطلبات التنظيمية ورصد وتحديد المخاطر المتوقعة. 
2. تقييم المخاطر: يتم دراسة كل حالة على حِدة وتقييم كل خطر ومدى تأثيره على المنظمة، والعقوبات والإجراءات القانونية والاضطرابات التشغيلية ذات الصلة، ومن ثم ترتيب الأولويات وتحديد الإجراءات اللازمة لتخصيص الموارد بشكل فعال وتفادي تضخم المخاطر المحتملة. 
3. تخفيف المخاطر: بعد التعرف على مخاطر الامتثال المالي المحتملة ومدى التأثير المتوقع لكل منها والإجراءات الواجب اتخاذها لتخفيف الأثر، يتم تشكيل الضوابط الأساسية لبرامج تخفيف المخاطر، وكذلك برامج تدريب العاملين داخل المؤسسة لضمان فعالية الإجراءات المتخذة. 
4. التتبع والمراقبة: لا يمكننا التوقف عند اتخاذ القرارات وتبني البرامج المتطورة لمعالجة المخاطر المحتملة، بل يلزم مراقبة أداء الأنشطة والتغييرات التنظيمية التي تم إجراؤها لمراجعة وتعزيز الإجراءات المتخذة وتطوير الأداء ورفع مستوى الكفاءة لأقصى درجة ممكنة. 

مراقبة وإدارة المخاطر بدقة واحترافية تعزز ثقافة الامتثال المالي وتجعلك على اطلاع دائم بأحدث وأفضل ممارسات النشاط التجاري وأفضل البرامج والسياسات التنظيمية للإدارة في إطار استراتيجي فعال.