تأثير الدفاتر المحاسبية في القانون السعودي على نجاح مشروعك

المحاسبة هي لغة الأعمال العالمية التي تُشكِل العمود الفقري الحاسِم لإدارة المشاريع الناجحة من خلال رؤية تفصيلية شفافة للتقدم المالي ومراقبة ربحية المشروع، في إطار الامتثال التام للقوانين والنظم المالية المعمول بها في المملكة، لذا نتناول اليوم كل ما يتعلق بـ الدفاتر المحاسبية في القانون السعودي وأنواعها وضوابط مسك الدفاتر التجارية وعقوبات مخالفة النظام. 

الدفاتر المحاسبية في القانون السعودي 

إن تحسين أنظمة الإدارة المالية يبدأ من إدارة المحاسبة، حيث يقوم نظام إدارة المحاسبة الاحترافي بتنظيم وتحليل بيانات الشركة بدقة وشفافية، ومن ثم نقل صورة حيّة واقعية حول الوضع الحالي، مما يعطي مسؤولي الإدارة مساحة مناسبة لتصميم واختبار واتخاذ القرارات الاستراتيجية الصحيحة لتطوير الشركة. 

والجدير بالذكر أن القطاع المحاسبي قد شَهِد تطورًَا بالغًا في السنوات الأخيرة سواء في النُظم المحاسبية أو التقنيات التكنولوجية المتطورة التي تُسهِل إنجاز المهام المختلفة، وتعطي تقاريرًا أكثر وضوحًا وشفافية حول البيانات المطلوبة، وقد كان النظام السعودي واضحًا في تحديد أنواع الدفاتر المحاسبية الأساسية والإضافية في “نظام الدفاتر التجارية” وفيما يلي نستعرض بالتفصيل أنواع الدفاتر المحاسبية في القانون السعودي. 

أنواع الدفاتر القانونية المحاسبية

أوضح نظام الدفاتر التجارية السعودي إلزامية مسك الدفاتر المحاسبية التي تتطلبها طبيعة النشاط التجاري، في إطار النظم المحاسبية المعمول بها في المملكة بطريقة تضمن بيان المركز المالي للشركة بدقة، وقد أكد النظام إلزامية مسك هذه الدفاتر الثلاثة الأساسية لأي نشاط تجاري طالما أن رأس مال النشاط قد تجاوز مائة ألف ريال سعودي.. 

• دفتر اليومية الأصلي 

يُقيّد في دفتر اليومية الأصلي جميع العمليات المالية للشركة، ويتم قيدها بشكل يومي أو شهري تبعًا لنمط المعاملات، حيث يتم إثبات تفاصيل المعاملات المالية لبيان نوعها والفترة المنتظمة لقيدها، وتشمل القيود اليومية: 

• كافة معاملات المبيعات 
• معاملات الشراء 
• دفتر الإيصالات النقدية 
• سجل المدفوعات النقدية 
• دفتر اليومية العام لرصد المدخلات المعدلة 

علمًا بأنه يجوز للتاجر طبقًا لنظام الدفاتر المحاسبية في القانون السعودي استعمال أكثر من دفتر يومية مُساعد لرصد كافة المعاملات طبقًا لطبيعة ومتطلبات النشاط التجاري، ويعتبر كل دفتر مساعد دفترًا قانونيًا أصليًا، أو الاكتفاء بدفتر واحد فقط.  

• دفتر الجرد 

دفتر الجرد هو الدفتر الإلزامي الثاني لجميع المؤسسات التجارية، الذي يقيد فيه تفاصيل الأصول التي تمتلكها الشركة وكل ما تلتزم به تجاه الغير، فالجرد بوجه عام هو عملية محاسبية تتم في نهاية الفترة المالية لحصر الأصول والموجودات، حيث يلتزم التاجر ببيان ما لديه من أصول وما عليه من التزامات إلى جانب إجمالي الأرباح والخسائر على مدار السنة، وذلك للتحقق من البيانات التالية: 

• صافي ربح المنشأة عن السنة المالية المحددة. 
• المركز المالي الحقيقي في نهاية السنة المالية. 
• التأكد من صحة البيانات الواردة في ميزان المراجعة. 
• حصر الأرصدة الفعلية للشركة سواء الموجودات أو المطلوبات. 
• إجراء المعالجة المحاسبية وقيود التسويات الجردية اللازمة. 
• تحديد المصروفات والإيرادات المقدمة والمستحقة. 
• تقويم الأصول الثابتة والمتداولة والمخزون السلعي وتحديد الإهلاكات. 

هذا إلى جانب البيانات الأخرى الخاصة بسير العمل في المنشأة طبقًا لطبيعة النشاط التجاري والفترات الدورية المحددة للجرد. 

• دفتر الأستاذ العام 

يعتبر دفتر الأستاذ العام بمثابة سجل محاسبة مركزي للمنشأة التجارية، يتم فيه رصد جميع المعاملات المالية والملخص الشامل للحسابات، كما تُرحل إليه العمليات المالية ذات الطبيعة الواحدة المسجلة في دفتر اليومية؛ لتسهيل استخلاص نتيجة كل حساب على حِدة ورصد التحركات المالية التي تمت من وإلى الحساب. يتم فتح دفتر الأستاذ العام في بداية السنة المالية لرصد الحسابات التالية: 

• حسابات الأصول الثابتة والمتداولة 
• حسابات النقدية والمصروفات والقبض 
• حساب الخصوم والحسابات الدائنة 
• حساب الإيرادات والمبيعات ورسوم الخدمات 
• حساب المصروفات مثل الرواتب ومصاريف الاستهلاك
• حساب حقوق الملكية والأرباح المحتجزة 

ولأن لكل مؤسسة طبيعة مختلفة فقد تختلف محتويات دفتر الأستاذ العام من مؤسسة لأخرى، إلى جانب احتياج بعض الشركات لفتح دفتر الأستاذ المساعد، وهو أحد الدفاتر المحاسبية في القانون السعودي الذي يتم من خلاله تسجيل تفاصيل الحسابات والمعلومات المفصلة لكل معاملة تجارية يصعب تسجيلها في دفتر الأستاذ العام.  

• الدفاتر التجارية الاختيارية

إلى جانب الدفاتر الإلزامية السابقة هناك أيضًا بعض الدفاتر الاختيارية التي يسمح للتاجر بإعدادها والعمل بها إذا تطلب نشاطه التجاري ذلك، ومن ضمن الدفاتر المحاسبية القانونية الاختيارية: 

• دفتر المسودة يتم فيه تسجيل كافة العمليات التجارية الخاصة بالتاجر في ساعتها لنقلها إلى دفتر اليومية بشكل مُنظم طبقًا لنظام الإدارة الداخلي.
• دفتر الخزانة أو الصندوق يتم فيه تسجيل المصروفات والإيرادات وأية مبالغ مالية يتم سحبها أو إضافتها إلى خزينة الشركة بشكل لحظي لرصدها في الدفاتر الإلزامية. 
• دفتر المخزن يختص هذا الدفتر بتسجيل كافة التفاصيل الخاصة بالبضائع سواء التي تدخل أو تخرج من مخزن التاجر، والمقصود بالتفاصيل هنا الكمية والنوع والسعر والتوقيت وغيرها. 
• دفتر الأوراق التجارية، يتم إعداد هذا الدفتر للاحتفاظ بالأوراق التجارية مثل الشيكات، السندات، والكمبيالات، أي الأوراق التي تتمثل بتاريخ استحقاق محدد سواء كان التاجر دائن أم مدين.

نظام مسك الدفاتر المحاسبية القانونية

إن عملية مسك الدفاتر المحاسبية هي في الأصل مهمة محاسبية شاقة تستهدف تسجيل جميع الأنشطة والمعاملات المالية للشركة، وقد أوضح نظام الدفاتر التجارية السعودي بعض الضوابط لتقنين عملية فتح ومسك الدفاتر المحاسبية القانونية، وتتلخص هذه الضوابط في التالي: 

• يلتزم التاجر بالاحتفاظ بصورة طبق الأصل من جميع الوثائق ذات الصلة بمعاملاته التجارية، بطريقة محاسبية منظمة يسهل من خلالها الوصول إلى هذه الوثائق ومراجعتها. 
• يتم فتح جميع الدفاتر المحاسبية في القانون السعودي طبقًا للنموذج الذي تحدده وزارة التجارة بناء على النشاط التجاري للمؤسسة، علمًا بأن جميع الدفاتر تكون مرقمة. 
• يلزم الاحتفاظ بـ الدفاتر المحاسبية القانونية لمدة عشر سنوات على الأقل، وينطبق ذلك على التاجر والورثة أيضًا أو القائمين على إدارة أعمال الشركة بعد التاجر. 
• يكون التاجر على علم بكافة القيود والمعاملات التي يتم تسجيلها في الدفاتر المحاسبية، ومسؤول بشكل مباشر عن كافة المعاملات المسجلة ما لم يثبت عكس ذلك. 
• يتولى ضبط مخالفات النظام المحاسبي الموظفين المسؤولين في وزارة التجارة، وفي حال مخالفة الأحكام واللوائح يُعاقب المخالف بغرامة لا تقل عن خمسة آلاف ولا تزيد على خمسين ألف ريال سعودي. 

كيفية مسك الدفاتر المحاسبية في القانون السعودي 

تمر عملية مسك الدفاتر المحاسبية بعدة مراحل بصرف النظر عن عدد الدفاتر المطلوبة تماشيًا مع طبيعة النشاط التجاري، وبوجه عام لابد وأن تمر عملية مسك الدفاتر بالخطوات التالية: 

• تجهيز وثائق المصدر، تعتبر هذه هي نقطة البداية لعملية مسك الدفاتر حيث يتم رصد كافة وثائق المصدر لجميع المعاملات والعمليات التجارية للشركة ومن ثم البدء في العمل عليها. 
• بعد حصر وتجهيز وثائق المصدر يتم تحديد معلومات كل معاملة والآثار المالية المترتبة عليها، حيث يلتزم التاجر بتسجيل كافة المعاملات ذات الآثار المالية التي حققت اختلافًا في معاملات الشركة. 
• يعقب تحديد الآثار المالية مرحلة التسجيل في حسابات الشركة للاحتفاظ بجميع المعاملات في السجلات المخصصة لها، حيث يبدأ ماسك الدفاتر بإدخال الآثار المالية في السجلات والدفاتر المحاسبية الخاصة بالشركة. 
• يستمر رصد وتسجيل المعاملات المالية للشركة أولًا بأول طبقًا للضوابط التي وضعها ماسك الدفاتر طوال الفترة المالية المحددة للشركة، وقبل انتهاء الفترة المالية بفترة كافية تبدأ إجراءات إنهاء الفترة المالية. 
• قبل انتهاء الفترة المالية تبدأ إعدادات تجهيز التقارير المحاسبية والإقرارات الضريبية والزكوية وكافة البيانات والتقارير المالية اللازمة للإدارة أو الجهات الحكومية المشرفة على النشاط التجاري. 
• إعداد ميزان المراجعة وغلق الدفاتر، قبل غلق الدفاتر المحاسبية في القانون السعودي يلزم إعداد قائمة كاملة بجميع حسابات الشركة للتأكد من صحة التقارير المالية والإقرارات المقدمة من الشركة، ومن ثم يتم غلق الدفاتر عن السنة المالية المنتهية والبدء في إعداد الدفاتر المالية الجديدة. 

إذن تعتبر عملية مسك الدفاتر المحاسبية مجموعة من الأنشطة الأساسية المنبثقة من نشاط المحاسبة العام تستهدف بناء قاعدة سجلات واضحة ودقيقة للمعلومات المالية للكيان التجاري؛ لتمكين العمليات اليومية وتيسير إعداد القوائم والتقارير المالية المطلوبة.

ما مدى أهمية الدفاتر المحاسبية القانونية؟ 

لا تقتصر أهمية الدفاتر المحاسبية في القانون السعودي على المسؤولية القانونية وحسب، إنما بالنظر إلى عملية المحاسبة برمتها نجد أن الدفاتر المحاسبية هي أساس العمليات المالية للشركات وتعتبر العمود الفقري لعملية المحاسبة، وتمتد أهميتها لأكثر من جانب حيوي وفعال في إدارة النشاط التجاري بنجاح، وفيما يلي نستعرض باختصار سريع مدى أهمية الدفاتر المحاسبية القانونية ودورها الحيوي في نجاح عملية الإدارة. 

• أهمية الدفاتر المحاسبية للتاجر 

توفر الدفاتر المحاسبية صورة واقعية للتاجر حول معاملاته المالية ونشاطه التجاري، ومدى التطور الذي يحرزه النشاط يومًا بيوم، لذلك تكمن أهمية الدفاتر المحاسبية بالنسبة للتاجر في: 

• التعرف على المركز المالي الصحيح للمنشأة
• متابعة حالة الأصول السائلة والثابتة والخصوم 
• مراجعة أي عملية تجارية ومعرفة آثارها المالية
• متابعة تفاصيل البضائع وحركة كل منها 
• إثبات حسن نية التاجر وشفافية معاملاته التجارية

هذا إلى جانب أهميتها لحماية التاجر من تأخير الالتزامات الضريبية والزكوية، ومعرفة ماله من حقوق لدى الغير وما عليه من التزامات وما لديه من سيولة نقدية وغيرها من التفاصيل الأساسية لاتخاذ القرارات الإدارية والاستراتيجية على أساس سليم. 

• أهمية الدفاتر المحاسبية القانونية للغير 

تتطلب التعاملات التجارية في وقتنا الحالي مزيدًا من الحيطة والحذر في ظل انتشار قضايا الغش التجاري وما شابه، لذلك تمثل الدفاتر المحاسبية مرآة صادقة تعكس سير أعمال التاجر وتاريخ معاملاته التجارية ومدى حسن نيته، مما يمنح المتعاملين مزيدًا من الثقة حول التعاملات التجارية المتعلقة بالتاجر. 

ومن ناحية أخرى تعتبر السجلات التجارية بمثابة مرجع للطرفين لرصد المعاملات القائمة وآثارها ومعرفة حقوق والتزامات كل من الطرفين، كما أنها أداة إثبات في حل المنازعات بين التجار ويعتد بها للفصل في كافة المنازعات التجارية حيث يقدم كل تاجر الدفاتر المحاسبية القانونية الخاصة به لفحصها ومعرفة سبب النزاع. 

• الدفاتر المحاسبية في القانون السعودي  

تكفل التشريع السعودي بسرد كافة التفاصيل ذات الصلة بإعداد وتجهيز وإغلاق الدفاتر المحاسبية، والعقوبات التي تقع على عاتق المخالفين للنظام، وذلك لأهمية الدفاتر المحاسبية فيما يخص التجار والمتعاملين وهيئة الزكاة والضرائب والجمارك والسلطات المشرفة على النشاط التجاري أيضًا، حيث تفيد الدفاتر التجارية في:  

• إعداد وتجهيز الإقرارات الضريبية والزكوية وسداد المستحقات الواجبة على التاجر في المواعيد المحددة طبقًا للسنة المالية للشركة. 
• المعالجة المحاسبية للمعاملات الجمركية والضرائب المستحقة عنها مثل الضريبة الجمركية وضريبة القيمة المضافة وغيرها.
• قضايا الإفلاس، في حال تعرض التاجر للإفلاس تساعده البيانات المدونة في الدفاتر التجارية المنتظمة في تحديد ما إذا كان الإفلاس ناتج عن تقصير في الإدارة أم احتيال وغش تجاري، وبالتالي تساعد الدفاتر التجارية في دفع تهمة الإفلاس الاحتيالي أو التقصيري عن التاجر.
• حجية الدفاتر المحاسبية في القانون السعودي في الإثبات في مسائل المواد التجارية أيًا كان لمصلحة التاجر أم ضده، حيث يمنح القانون الحق للتاجر في الاستفادة من البيانات الواردة في الدفاتر التجارية واستخدامها كدليل إثبات في حل المنازعات، شريطة أن تكون الدفاتر خاضعة لكافة اللوائح والقوانين التجارية المعمول بها. 

لذلك أصبحت كافة أنواع الدفاتر القانونية المحاسبية إلزامية على التاجر طالما تجاوز رأس ماله المائة ألف ريال سعودي، لحماية مصالحه الشخصية والمصلحة العامة أيضًا. 

العقوبات المترتبة على الإخلال بنظام الدفاتر المحاسبية 

نظرًا لما سبق سرده حول أهمية الدفاتر المحاسبية في النظام السعودي وإلزامية إعدادها والاحتفاظ بها، فقد أقرّ التشريع السعودي جزاءات جنائية ومدنية في حال امتناع التاجر عن مسك الدفاتر المحاسبية أو التلاعب في البيانات المالية المسجلة في الدفاتر القانونية كالتالي: 

الجزاءات الجنائية: 

غرامة مالية لا تقل عن خمسة آلاف ريال ولا تتجاوز خمسين ألف ريال سعودي، على أن يتولى التحقيق في مخالفات نظام الدفاتر التجارية لجنة من جانب وزارة التجارة، وفي حال ثبوت مخالفة اللوائح والقوانين يتم رفع دعوى ضد التاجر المخالف أمام ديوان المظالم للنظر في المخالفة والفصل فيها، وتوقيع الغرامة المالية.

الجزاءات المدنية:

تختلف الجزاءات المدنية حول مخالفات الدفاتر المحاسبية في القانون السعودي تبعًا لوصف المخالفة: 

• الامتناع عن مسك الدفاتر، يُعاقب عليه التاجر بتقدير جزافي لقيمة الضرائب والزكاة المستحقة، إلى جانب غرامة مالية تعادل نصف مبلغ الضريبة. 
• تقديم مستندات أو بيانات مالية غير صحيحة بقصد التهرب من الضرائب أو تخفيض قيمتها، يعاقب التاجر بغرامة لا تقل عن قيمة المستحقات الضريبية ولا تزيد على ثلاثة أمثالها. 
• محاولة استيراد أو تصدير سلع أو خدمات بطرق مخالفة للأنظمة واللوائح بقصد التهرب من الضرائب والرسوم المستحقة، يعاقب المخالف بغرامة لا تقل عن قيمة الرسوم المستحقة ولا تزيد عن ثلاثة أضعاف قيمة السلع محل التهرب. 
•  عدم التسجيل في هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، أو نظام ضريبة القيمة المضافة خلال المدة النظامية المحددة، يعاقب التاجر بغرامة مالية قدرها عشرة آلاف ريال مع إلزامية التسجيل خلال المهلة المحددة. 
• عدم تقديم الإقرارات الضريبية والزكوية أو سداد المستحقات المالية خلال الفترة النظامية المحددة، يعاقب التاجر بغرامة مالية لا تقل عن 5% من قيمة المستحقات المالية المطلوبة. 

علمًا بأنه في حال تكرار المخالفة نفسها خلال ثلاث سنوات من تاريخ ثبوت الواقعة وإصدار حكم نهائي نافذ بشأنها، يحق للهيئة مضاعفة العقوبة السابق توقيعها بحق المخالف.